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Support

Si vous avez des questions sur l'application et ses fonctions, veuillez contacter notre hotline du lundi au vendredi de 8h00 à12h00 et de 13h00 à17h00 au 058 715 11 12. Vous pouvez également remplir ce formulaire en dehors des heures de bureau. Pour ce faire, vous devez vous enregistrer en tant qu'utilisateur du site d'assistance. Cet enregistrement est indépendant de la solution d'enregistrement sonore et sert de canal de communication pour l'assistance.

Les fenêtres de maintenance sont annocées ici.

Le vendredi 8 décembre 2023 entre 20h00 et 00h00 la plateforme des enregistrements sonores AI ne sera pas disponible en raison d'une maintenance.

Demande de rappel

Veuillez remplir le formulaire afin que nous puissions vous contacter dans les plus brefs délais.

FAQ

Experts

Que se passe-t-il avec l’enregistrement sonore?

Après avoir été envoyés à l’office AI, les enregistrements sonores sont sauvegardés et archivés par ce dernier. Dans le cadre d’une demande de consultation du dossier lors d’une procédure d’opposition, l’enregistrement peut aussi être rendu accessible à la personne assurée. Toute écoute d’un enregistrement fait l’objet d’un procès-verbal dans le système.

Je ne peux pas télécharger un fichier DSS. Que puis-je faire ?

Si vous rencontrez un problème avec un fichier DSS, celui-ci doit être converti en MP3 avant d'être téléchargé. Le fichier DSS est en principe pris en charge, mais il ne s'agit pas d'un format stable et uniforme. Cela peut poser des problèmes dans quelques cas. Pour la conversion, les dictaphones sont livrés avec un programme qui peut convertir les fichiers. Si vous avez déjà téléchargé un enregistrement, répétez l'opération avec le fichier converti.

J’ai sauvegardé mes enregistrements dans un format que je ne peux pas télécharger. Que dois-je faire?

L’enregistrement doit être converti dans un format autorisé. Les trois formats possibles sont AAC, MP3 et DSS. Veuillez tenir compte de la protection des données lors de la conversion, autrement dit n’utilisez pas les outils de conversion en ligne. La plupart des dictaphones sont fournis avec un programme de conversion.

Le téléchargement dure longtemps ou a été interrompu. À quoi cela tient-il?

Vérifiez si votre connexion Internet est rapide et stable. Il y a aussi des différences de débit d’une connexion Internet à l’autre. Si vous avez une bonne connexion mais que le téléchargement prend toujours plus de temps que d’habitude, vous pouvez contacter l’assistance au 058 715 11 12.

Où / dans quel cloud / serveur les enregistrements sont-ils stockés? Est-ce sécurisé?

Les données sont stockées et traitées exclusivement en Suisse. Le centre de calcul répond aux plus hautes normes de sécurité en matière de données à caractère personnel particulièrement sensibles. De plus, le concept et la mise en œuvre ont été vérifiés par une société tierce indépendante.

Lorsque je crée l’enregistrement sonore avec l’application, cette opération nécessite-t-elle de la mémoire sur mon téléphone portable?

Oui, pendant l’enregistrement, celui-ci est dans un premier temps stocké en local sur l’appareil. Une fois l’enregistrement sonore terminé, il est téléchargé sur la solution d’enregistrement sonore pour l’AI sous réserve de connexion disponible, puis effacé de la mémoire du téléphone portable. Ainsi, l’enregistrement est stocké dans un environnement extrêmement sécurisé. À cette date, seul vous avez accès à l’enregistrement sonore.

Pourquoi ne puis-je pas me connecter à l’application en tant que centre d’expertise? Le login ne fonctionne pas.

Les comptes des centres d’expertise possèdent des fonctionnalités limitées et peuvent télécharger et déposer des enregistrements sonores uniquement via la plate-forme web sur iva.ivsk.ch.

Vers qui puis-je me tourner si j’ai des questions ou des problèmes avec l’application?

L’organisation d’assistance est joignable au 058 715 11 12 du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00, et se fera un plaisir de vous aider.

L’office AI peut-il partager sans restriction l’enregistrement avec la personne assurée?

La personne assurée ne peut pas écouter l’entretien dans tous les cas. Un accès temporaire de 30 jours est octroyé à la personne assurée ou à une personne autorisée conformément aux prescriptions légales. Il n’est pas possible de télécharger l’enregistrement.

De quel appareil ai-je précisément besoin pour télécharger l’application? Est-ce que je dois avoir un smartphone récent?

L’application peut être téléchargée dans l’AppStore d’Apple ou dans le PlayStore d’Android. Les appareils à partir de la version iOS 14.0 et Android 8.0 sont pris en charge. Autrement dit, les appareils qui ont environ 5 ans sont généralement compatibles.

Y a-t-il un suivi si une personne assurée ou des collaborateurs d’offices AI ont accès à des enregistrements sonores?

Oui, tous les accès à un enregistrement sonore font l’objet d’un procès-verbal dans le système.

J’ai envoyé par erreur mon enregistrement au mauvais office AI. Que puis-je faire?

Les enregistrements sonores peuvent être adressés par un office AI à un autre office AI. Pour ce faire, contactez l’office AI à qui vous avez envoyé l’enregistrement.

Est-ce que l’office AI peut écouter mon enregistrement sonore à tout moment?

Non, les collaborateurs des offices AI n’ont pas le droit d’écouter un enregistrement sonore dans tous les cas. L’écoute d’un enregistrement sonore est justifiée dans certaines situations, comme lors d’objections et/ou d’oppositions. Toute lecture d’un enregistrement fait l’objet d’un procès-verbal.

Office AI

Puis-je modifier mes autorisations dans le système d’enregistrement sonore pour l’AI?

Oui, l’administrateur AI en charge des enregistrements sonores pour l’AI peut modifier les autorisations pour vous. Veuillez vous adresser en interne à la personne responsable.

Un enregistrement n'est que partiellement compréhensible lors de la lecture. Que dois-je faire ?

Prenez contact avec l'expert et demandez-lui si l'original est irréprochable et s'il s'agit d'un fichier DSS. Si c'est le cas, notre système sauvegarde également l'original des fichiers DSS avant la conversion. Le fichier DSS est en principe pris en charge, mais il ne s'agit pas d'un format stable et uniforme. Cela peut poser des problèmes dans quelques cas. Vous pouvez également demander à l'expert de convertir le fichier en MP3 et de le télécharger à nouveau. Dans ce cas, les problèmes ne surviennent pas, car le MP3 est un format standardisé. 

Quand est-ce que je dois précisément télécharger l’enregistrement sonore? Devons-nous le classer tel quel dans l’application métier?

La fonction de téléchargement est uniquement prévue pour le cas où un enregistrement sonore doit être remis sous un format physique à un tribunal. En aucun cas l’enregistrement ne doit être sauvegardé dans l’application métier. En revanche, il peut être consulté à tout moment sur la plate-forme d’enregistrement sonore pour l’AI.

Lorsque l’office AI met à disposition l’enregistrement sonore, la personne assurée peut-elle le télécharger?

Non, la personne assurée peut écouter l’enregistrement sonore pendant une période limitée, mais ne peut pas le télécharger.

Un enregistrement sonore nous a été envoyé, mais pas via le système d’enregistrement sonore pour l’AI. Devons-nous l’accepter? Comment devons-nous le classer?

Les enregistrements sonores doivent être envoyés via la plate-forme d’enregistrement sonore pour l’AI. Aucun autre canal de transmission ne peut être accepté.

Autres

Les tribunaux des assurances doivent-ils prévoir de l’espace mémoire pour gérer chez eux les enregistrements sonores?

Les enregistrements sonores peuvent être transmis sur supports physiques aux tribunaux par les offices AI. Selon l’organisation interne au sein des tribunaux, cela peut donner lieu à un stockage des enregistrements. Mais l’important, c’est que les offices AI sont tenus d’assurer un archivage à long terme des enregistrements et que ceux-ci peuvent être à tout moment redemandés.

Pourquoi dois-je indiquer mon numéro de téléphone mobile pour écouter un enregistrement sonore?

Il s’agit de garantir une protection adéquate des enregistrements sonores sur le système. Cette exigence vaut aussi bien pour les expert(e)s et les offices AI que pour toutes les personnes tierces qui souhaitent accéder aux enregistrements sonores AI. Tous doivent s’identifier avec un second facteur lors de leur connexion. Le code numérique étant transmis par SMS, il faut qu’un numéro de téléphone mobile soit indiqué pour établir un accès temporaire.