1    Informations générales

La présente déclaration de protection des données explique quelles données nous recueillons, et à quelles fins nous les utilisons. Elle indique également comment nous procédons et dans quel but.

Lorsque vous entrez en contact avec nous, différentes données personnelles sont recueillies. Les données personnelles sont des informations permettant de vous identifier personnellement.

Le responsable du traitement est:

Association eAVS/AI (ci-après «nous»)
Marktgasse 55
3001 Berne

Tél: 031 031 326 76 76
Adresse électronique: info@eahv-iv.ch

2    Organisation de l’association

Dans le cadre de la direction de l’association, nous traitons les données personnelles de ses membres. Il s’agit en l’espèce notamment des données suivantes: nom/prénom, adresse de contact (professionnelle), numéros de téléphone (professionnel et mobile) et adresse électronique (professionnelle). Les données sont traitées notamment pour l’organisation des membres, l’organisation des organes de l’association ainsi que la préparation et la réali-sation d’élections. 

Les données personnelles des membres d’organes de l’association sont publiées dans le cadre de la communication sur le site web ainsi que dans le rapport de gestion. Il s’agit en règle générale des nom/prénom, des coordonnées (professionnelles) et des contenus de communication. 

Afin de réaliser des séances et des manifestations, l’association recueille notamment les données personnelles suivantes vous concernant: nom/prénom, adresse de contact, numéros de téléphone et adresse électronique, contenus de communication. 

3    Adhésion à des associations externes

Dans le but d’exercer la qualité de membre d’associations externes et de participer aux organes et comités, le nom des personnes déléguées ainsi que leur adresse électronique (professionnelle) sont traités.

4    Exploitation système de ticket

Dans le but d’organiser l’accès aux documents d’eAVS/AI ainsi que pour la saisie et le traitement de tickets, le nom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone des utilisateurs sont traités. 

5    Traitements de données dans le cadre du site web 

5.1    Connexion

Lorsque vous vous connectez à SharePoint via notre site web, nous traitons uniquement votre adresse IP, la requête HTTP ainsi que l’heure et la date de votre connexion. Ce traitement a pour but de permettre la connexion au compte de l’organisation.

Les données sont supprimées automatiquement au bout de trois ans.

5.2    Formulaire de contact 

Si vous nous transmettez une demande par l’intermédiaire du formulaire de contact, les informations que vous saisissez dans celui-ci, y compris les coordonnées que vous indiquez, sont conservées pour le traitement et la réponse à votre demande et en cas de question complémentaire. 

5.3    Formulaire de support concernant l’application d’enregistrements sonores pour l’AI

Pour nous transmettre une demande par l’intermédiaire du formulaire de support, vous devez d’abord vous connecter. Les informations que vous saisissez dans le formulaire, y compris les coordonnées que vous indiquez, sont conservées pour le traitement et la réponse à votre demande et en cas de question complémentaire. 

Concernant le traitement de données personnelles dans le cadre de l’utilisation de l’application pour les enregistrements sonores pour l’AI, nous renvoyons à la déclaration de protection des données correspondante: https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy#what-this-policy-covers. 

5.4    Prise de contact via e-mail

Si vous nous contactez directement par e-mail, nous traitons les données que vous nous transmettez (adresse électronique, nom, prénom et autres données personnelles communiquées par vos soins) exclusivement pour répondre à votre demande dans le but de traiter votre prise de contact. 

Nous vous signalons que la transmission de données sur Internet peut présenter des failles de sécurité. Il est impossible d’assurer une protection totale des données contre l’accès par des tiers.

6    Traitements de données de collaborateurs

Nous traitons toutes les données vous concernant qui sont nécessaires ou prévues par la loi pour la gestion administrative des rapports de travail et pour le développement du personnel. Cela inclut entre autres la tenue du dossier personnel, l’entrée de personnel, la rémunération du personnel, les contacts avec les assurances sociales, la planification du personnel, la saisie du temps, l’évaluation des performances, les conventions d’objectifs, les évaluations de collaborateurs (MbO), la formation et le perfectionnement, le prononcé d’éventuelles mesures disciplinaires et l’exécution d’obligations légales de conservation. 

Pour ces finalités, nous traitons, en fonction de votre poste concret et de votre cahier des charges, notamment les données personnelles suivantes vous concernant: nom, prénom, anniversaire, lieu d’origine, lieu de naissance, adresse, adresse électronique, téléphone, nationalité, statut de l’autorisation de séjour (le cas échéant), éventuellement extrait du casier judiciaire ou du registre des poursuites, membres de la famille, état civil, confession (si prescrit par la loi), photo, coordonnées bancaires, numéro AVS, taux d’occupation, solde d’heures de travail, absences pour maladie/accident, vacances prises, informations fiscales (si prescrit par la loi), CV, formations, perfectionnements, salaire. 

7    Communication de données 

Vos données peuvent être transmises à des tiers pour exécuter les finalités susmentionnées ainsi que des obligations légales. Il s’agit notamment d’interlocuteurs de membres de l’association, de représentants des organes d’exécution et d’autorités fiscales.

Nous faisons appel, notamment dans le cadre de la comptabilité, des traductions, de l’hébergement ainsi que de l’organisation de l’association, à des prestataires externes. Nous sélectionnons soigneusement ces prestataires et assurons contractuellement qu’ils ne traitent vos données que comme nous pourrions le faire nous-mêmes. Lorsque des données sont communiquées à l’étranger, nous veillons à ce que le pays destinataire dispose d’une législation garantissant une protection des données appropriée. Si ce n’est pas le cas, nous assurons la protection des données par d’autres mesures, notamment par la conclusion de clauses contractuelles types de l’UE.

En cas d’exercice de prétentions juridiques et de défense en relation avec des litiges de droit du travail et de procédures administratives, nous traitons les données personnelles nécessaires à la procédure concrète. Dans ce cas, nous pouvons aussi communiquer vos données personnelles à des avocats externes. De plus, dans un tel cas, nous sommes tenus de - et autorisés à - communiquer vos données aux tribunaux et autorités compétents. 

8    Conservation et/ou suppression de données 

Nous traitons les données tant que nous en avons besoin pour les finalités susmentionnées. 

Nous effaçons les données qui ne sont plus nécessaires pour autant qu’aucune obligation légale de conservation ou autre intérêt prépondérant de notre part ne s’y oppose.

9    Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité de vos données. 

10    Vos droits

Vous avez le droit de savoir quelles données vous concernant nous traitons ainsi que de les faire effacer et rectifier, et le cas échéant à leur portabilité. Ces droits existent pour autant qu’aucune obligation légale de conservation ou autre intérêt prépondérant de notre part ne s’y oppose. Une fois donné, le consentement peut être retiré à tout moment.

En cas de questions, veuillez nous contacter à l’adresse suivante:

Association eAVS/AI
Marktgasse 55
3001 Berne

Tél: 031 031 326 76 76
Adresse électronique: info@eahv-iv.ch 

11    Modifications

Nous pouvons adapter cette déclaration de protection des données à tout moment. La version applicable est celle disponible sur notre site web.
Dernière mise à jour: le 12 octobre 2023