1    Allgemeine Hinweise

Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert zudem, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, werden verschiedene Personendaten erhoben. Personendaten sind Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Der Verantwortliche für die Datenbearbeitung ist:

Verein eAHV/IV (im Folgenden «wir» genannt)
Marktgasse 55
3001 Bern

Tel: 031 326 76 76
E-Mail-Adresse: info@eahv-iv.ch

2    Vereinsorganisation

Im Rahmen der Vereinsführung bearbeiten wir die Personendaten der Ver-einsmitglieder. Es handelt sich hierbei insbesondere um die folgenden Daten: Name/Vorname, Kontaktadresse (geschäftlich), Telefonnummern (geschäftlich sowie mobile) und E-Mailadresse (geschäftlich). Die Daten werden insbesondere für die Mitgliederorganisation, die Organisation der Vereinsgremien sowie die Vorbereitung und Durchführung von Wahlen bearbeitet. 

Personendaten der Mitglieder von Vereinsgremien werden in der Kommunikation auf der Website sowie im Geschäftsbericht publiziert. Dabei handelt es sich in der Regel um Name/Vorname, Kontaktdaten (beruflich) sowie um Kommunikationsinhalte. 

Zum Zweck der Durchführung von Sitzungen sowie Veranstaltungen, erhebt der Verein insbesondere die folgenden Personendaten über Sie: Name/Vorname, Kontaktadresse, Telefonnummern und E-Mail-Adresse, Kommunikationsinhalte. 

3    Externe Vereinsmitgliedschaft

Zum Zweck der Ausübung der Mitgliedschaft von externen Vereinen sowie der Mitwirkung in den Organen und Gremien werden Name der entsandten Personen sowie die E-Mail-Adresse (geschäftlich) bearbeitet.

4    Betrieb Ticketsystem

Zum Zweck der Organisation des Zugriffs zu den Dokumenten von eAHV/IV sowie zur Erfassung und Bearbeitung von Tickets werden Name, Mailadresse und Telefonnummer der BenutzerInnen bearbeitet. 

5    Datenbearbeitungen im Rahmen der Website 

5.1    Login

Wenn Sie sich via Website auf Sharepoint einloggen, bearbeiten wir dabei lediglich Ihre IP-Adresse, den HTTP-Request sowie die Uhrzeit und das Datum Ihres Logins. Dies erfolgt zum Zweck der Ermöglichung des Logins in das Organisationskonto.
Die Daten werden nach 3 Jahren automatisch gelöscht.

5.2    Kontaktformular 

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten für die Bearbeitung und Beantwortung der entsprechenden Anfragen und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. 

5.3    Supportformular betreffend die App zu den IV-Tonbandaufnahmen

Wenn Sie uns per Supportformular Anfragen zukommen lassen, müssen Sie sich zuerst einloggen. Ihre Angaben aus dem Formular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten werden für die Bearbeitung und Beantwortung der entsprechenden Anfragen und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. 
Betreffend die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen der Verwendung der App zu den IV-Tonaufnahmen verweisen wir auf die entsprechende Datenschutzerklärung: https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy#what-this-policy-covers. 

5.4    Kontaktaufnahme via E-Mail

Wenn Sie mit uns direkt via E-Mail Kontakt aufnehmen, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, Name, Vorname sowie weitere von Ihnen zur Verfügung gestellten Personendaten) ausschliesslich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage zum Zweck der Bearbeitung der Kontaktaufnahme.
 
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

6    Datenbearbeitungen von Mitarbeitenden

Wir bearbeiten alle jene Daten von Ihnen, die für die administrative Abwicklung des Arbeitsverhältnisses sowie für die Personalentwicklung erforderlich oder gesetzlich vorgesehen sind. Dies umfasst unter anderem die Führung des Personaldossiers, den Personaleintritt, die Personalvergütung, den Verkehr mit Sozialversicherungen, die Personalplanung, die Zeiterfassung, die Leistungsbeurteilung, Zielvereinbarungen, Mitarbeiterbeurteilungen (MbO), die Aus- und Weiterbildung, die Verhängung allfälliger Disziplinarmassnahmen sowie die Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. 

Zu den genannten Zwecken bearbeiten wir, abhängig von Ihrer konkreten Stelle und Ihrem Pflichtenheft, insbesondere folgende Personendaten von Ihnen: Name, Vorname Geburtstag, Heimatort, Geburtsort, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon, Nationalität, Status Aufenthaltsbewilligung (falls zutreffend), evtl. Strafregisterauszug, Betreibungsregisterauszug, Familienangehörige, Zivilstand, Konfession (sofern gesetzlich vorgeschrieben), Foto, Bankverbin-dungsdaten, AHV-Nummer, Arbeitspensum, Arbeitszeitsaldo, Krankheits-/Unfallsabsenzen, Ferienbezug, Steuerinformationen (sofern gesetzlich vorgeschrieben), Lebenslauf, Ausbildungen, Weiterbildungen, Lohn. 

7    Datenbekanntgabe 

Ihre Daten können an Dritte zur Erfüllung der oben angegebenen Zwecke sowie zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten an Dritte weitergegeben werden. Dabei handelt es sich insbesondere um Ansprechpersonen von Vereinsmit-gliedern, Vertreter der Durchführungsstellen, sowie Steuer-behörden.

Wir ziehen insbesondere im Rahmen der Buchhaltung, Übersetzungen, des Hostings sowie der Vereinsorganisation externe Dienstleister bei. Diese Dienstleister wählen wir sorgfältig aus und stellen vertraglich sicher, dass diese Dienstleister Ihre Daten nur so bearbeiten, wie wir dies selbst tun dürften. Sofern eine Datenbekanntgabe ins Ausland erfolgt, stellen wir sicher, dass das Empfängerland über eine Gesetzgebung verfügt, die einen angemessenen Datenschutz gewährleistet. Verfügt das Empfängerland über keine Gesetzgebung mit einem angemessenen Datenschutz, stellen wir den Schutz der Daten mit anderen Massnahmen, wie insbesondere den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln, sicher.

Im Falle der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung im Zusammenhang mit arbeitsrechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren bearbeiten wir die Personendaten, die für das konkrete Verfahren erforderlich sind. Wir können in einem solchen Fall Ihre Personendaten auch an externe Anwälte bekanntgeben. Zudem sind wir in einem solchen Fall verpflichtet und berechtigt, Ihre Daten an die zuständigen Gerichte und Behörden bekanntzu-geben. 

8    Aufbewahrung bzw. Löschung der Daten 

Wir bearbeiten die Daten solange wir diese für die oben angegebenen Zwecke benötigen. 

Wir löschen nicht mehr benötigte Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegende Interessen dagegensprechen.

9    Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. 

10    Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, welche Daten wir über Sie bearbeiten sowie auf Löschung bzw. Berichtigung und gegebenenfalls auf Datenübertragbarkeit. Diese Rechte bestehen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere überwiegende Interessen von uns dem entgegenstehen. Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns unter der folgenden Adresse:

Verein eAHV/IV
Marktgasse 55
3001 Bern

Tel: 031 326 76 76
E-Mail-Adresse: info@eahv-iv.ch 

11    Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils auf unserer Website publizierte Version.

Letzte Aktualisierung: 12. Oktober 2023