Jährlich werden in der Schweiz rund 50'000 Arbeitgeber kontrolliert, ob sie die Löhne korrekt abrechnen und die Bestimmungen der AHV Gesetzgebung einhalten. Dieser Prozess war bis heute äusserst aufwändig und vertrauliche Daten wurden zwischen Arbeitgeber, Ausgleichskassen und den Kontrollstellen vielfach auf Papier ausgetauscht. Im Jahr 2015 entschied der Verein eAHV/IV, diesen Themenbereich zu digitalisieren. Im Rahmen eines mehrjährigen Projektes wurde das Vorhaben schrittweise umgesetzt und im März 2020 erfolgreich in Betrieb genommen, sprich in der Praxis angewendet.
Heute werden die Arbeitgeberkontrollen von der Planung, der Beauftragung, über die Bestellung und Übermittlung der Kontrollunterlagen, bis zur Übermittlung des Kontrollberichts komplett elektronisch abgewickelt. Dieses Vorhaben wurde auf Basis der bundeseigenen Datenübermittlungsplattform „sedex“ realisiert. Sedex ist hoch verfügbar und wird von rund 7'000 verschiedenen registrierten Organisationseinheiten genutzt. Der Datenschutz, die Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit des digitalen Datenaustausches ist sichergestellt.
Im Rahmen des Projektes wurden die Prozesse
- Jahresplanung
- Auftragsliste
- Bestellung und Übermittlung der Kontrollunterlagen
- Übermittlung des Kontrollbericht
auf Basis von sechs separat spezifizierten sedex-Meldungstypen vollständig digitalisiert. 43 Dokumenttypen wurden identifiziert und spezifiziert, welche über sedex-Meldungen als Beilage ausgetauscht werden. Standards wie eCH-0046 (Adress- und Kontaktdaten), eCH-0097 (Auftraggeber, Auftragnehmer), eCH-0098 (Arbeitgeber/Mitglied) wurden verwendet, ebenso die elektronische Lohnmeldung gemäss ELM Standard (Swissdec).
Bis zum Projektabschluss wurden zwischen 38 Partnern mehr als 25'000 produktive sedex-Meldungen ausgetauscht. Die Integration weiterer Partner wird gerade umgesetzt; die Anzahl Meldungen wird damit kontinuierlich gesteigert.
Der Projektleiter, Simon Maurer, erinnert sich an den Verlauf des Projektes.
«Bereits vor dem Jahr 2015 wurde mehrfach geprüft, das komplexe Thema digital umzusetzen. Diese Vorhaben konnten aus verschiedenen Gründen jeweils nicht realisiert werden. Vermutlich war die Zeit nicht reif dafür. In unserem Projekt stellten wir mit der Definition von geschäftlichen, funktionalen, technischen und Implementations-Prinzipien von Anfang an sicher, dass sämtliche Anforderungen aller Anspruchsgruppen stufengerecht abgeholt und festgesetzt werden konnten. Dieser Prozess ergab schliesslich ein stabiles Konzept, das wir im Lauf mehrerer Umsetzungsetappen schrittweise in Betrieb nahmen.»
Das Umfeld der Sozialversicherungen ist äusserst komplex – schon nur die im Konzept referenzierten Dokumente umfassten eine Liste mit rund 100 Positionen. Veränderungsvorhaben können in diesem Kontext nur behutsam und mit Einbezug sämtlicher Stakeholder erfolgreich umgesetzt werden. Damit alle Teilnehmer zum richtigen Zeitpunkt die gleichen Funktionalitäten verwenden konnten, wurde die Release-Koordination der verschiedenen Informatik-Plattformen zu einer der grössten organisatorischen Herausforderungen. Die Wahl und die klare Definition von gemeinsamen Fachbegriffen sind dabei einer der Schlüssel zum Erfolg in der Zusammenarbeit der vielen beteiligten Partner.
Aus diesen Gründen dauern solche Digitalisierungs-Projekte meistens relativ lange. Und es braucht eine ordentliche Portion Ausdauer, um ein Vorhaben über einen solchen Zeitraum konstant vorwärts zu bringen. Die Herausforderungen waren gross, doch das Team hat sie hervorragend gemeistert.
Der Verein eAHV/IV realisiert Digitalisierungsprojekte im Kontext der Sozialversicherungen. In diesem Verein sind über ihre Verbände rund 80 Ausgleichskassen und 27 IV-Stellen sowie die Zentrale Ausgleichsstelle angeschlossen. Zusammen mit den Partnern wie Bundesämtern, verschiedenen Fachstellen, der SUVA, RSA und Swissdec sowie den Informatik-Organisationen der Durchführungsstellen bildet der Verein die Drehscheibe für den Informationsaustausch und die Koordination, die gemeinsame Umsetzung und den Betrieb von Datenaustauschprojekten seiner Mitglieder sowie für Dritte im Bereich Sozialversicherungen. Der Verein eAHV/IV ist ebenfalls Themenführer AHV/IV von eGovernment.ch und assoziierte Fachgruppe von eCH.