Chaque année, quelque 50'000 employeurs sont soumis à un contrôle en Suisse pour s’assurer qu’ils décomptent correctement les salaires et respectent les dispositions de la législation sur l’AVS. Jusqu’à présent, ce processus était extrêmement fastidieux. Employeurs, caisses de compensation et organes de contrôle échangeaient des données confidentielles très souvent sur papier. En 2015, l’association eAVS/AI a décidé de numériser ce domaine thématique. L’opération a été réalisée dans le cadre d’un projet pluriannuel, qui a été mis en exploitation, donc en application en mars 2020.
Aujourd’hui, les contrôles d’employeur sont entièrement traités par voie électronique, de la planification à la remise du rapport de contrôle, en passant par l’attribution du mandat, la commande et la transmission des documents de contrôle. Ce projet a été réalisé sur la base de la plateforme fédérale de transmission des données «sedex». La plateforme sedex présente une haute disponibilité et est utilisée par environ 7'000 unités organisationnelles enregistrées. La protection des données, la sécurité et la traçabilité de l’échange de données numériques y sont garanties.
Dans le cadre du projet, les processus
- Planification annuelle
- Liste des commandes
- Commande et transmission des documents de contrôle
- Remise du rapport de contrôle
ont été entièrement numérisés sur la base de six types de message sedex spécifiés distinctement. Les 43 types de document qui ont été identifiés et spécifiés sont échangés via des messages sedex en tant que pièce jointe. Les normes telles que eCH-0046 (données d’adresse et de contact), eCH-0097 (donneur d’ordre, preneur d’ordre), eCH-0098 (employeur / affilié) ont été utilisées, au même titre que la déclaration électronique des salaires selon la norme ELM (Swissdec).
Plus de 25'000 messages sedex productifs ont été échangés entre 38 partenaires jusqu’à la clôture du projet. L’intégration d’autres partenaires est en cours, si bien que le nombre de messages ne cesse d’augmenter.
Le chef de projet Simon Maurer se remémore le déroulement du projet.
«Avant 2015, on avait déjà testé à plusieurs reprises la mise en oeuvre du sujet complexe de la numérisation. Les projets n’avaient pas pu voir le jour pour diverses raisons. Sans doute que le moment n’était pas encore opportun pour cela. Dans notre projet, nous avons veillé dès le départ – en définissant des principes d’affaires, des principes fonctionnels, techniques et des principes d’implémentation – à ce que l’ensemble des exigences de tous les groupes d’intérêts soient recueillies et déterminées à chaque niveau. Ce
processus a finalement donné naissance à un concept stable, que nous avons progressivement mis en exploitation au cours de plusieurs étapes de mise en oeuvre.»
L’environnement des assurances sociales est éminemment complexe: rien que les documents référencés dans le concept englobaient une liste d’une centaine d’entrées. Dans ce contexte, les projets de changement requièrent la plus grande prudence pour être réalisés avec succès, en intégrant l’ensemble des parties prenantes. La coordination des versions des diverses plateformes informatiques – censée permettre à tous les participants d’utiliser les mêmes fonctionnalités au bon moment – a constitué l’un des plus grands défis organisationnels. A cet égard, le choix et la définition univoque de termes techniques communs sont l’une des clés du succès pour la collaboration des nombreux partenaires associés.
Pour toutes ces raisons, les projets de numérisation de ce genre durent souvent relativement longtemps. Et il faut une bonne dose de persévérance pour faire avancer en permanence un projet sur une telle période. Si les défis étaient importants, l’équipe a su les maîtriser avec brio.
L’association eAVS/AI réalise des projets de numérisation dans le contexte des assurances sociales. Sont rattachés à cette association, par le biais de leurs fédérations, quelque 80 caisses de compensation et 27 offices AI, de même que la Centrale de compensation. En collaboration avec des partenaires tels que les offices fédéraux, divers services spécialisés, la SUVA, le RSA et Swissdec, ainsi que les services informatiques des organes d’exécution, l’association constitue la plaque tournante de l’échange d’informations et de la coordination, de la mise en oeuvre conjointe et de l’exploitation de projets d’échange de données entre ses membres ainsi qu’avec des tiers dans le domaine des assurances sociales. L’association eAVS/AI est également responsable du thème de l’AVS/AI pour l’organisation eGovernment.ch et le groupe de travail associé de l’association eCH.